Wymierne korzyści wynikające z rozliczania kierowców w OCRK

Abonamentowa usługa outsourcingowa polegająca na analizie i rozliczaniu czasu pracy kierowców, stworzeniu dokumentacji, przeszkoleniu kierowców i kadry zarządzającej wraz z pełnym dostępem do reprezentacji i odwołań oraz bieżącej kontroli, to nie tylko ogromna wygoda dla firmy transportowej, ale i duże oszczędności. Nawiązanie współpracy z OCRK sprawia, że w portfelu przewoźnika zostaną co miesiąc naprawdę pokaźne kwoty.

Wsparcie ekspertów i przygotowanie odpowiedniej dokumentacji jest bardzo istotne przy optymalizacji pracy i wydatków firmy transportowej. Dzięki doświadczeniu i znajomości przepisów można znaleźć takie rozwiązania, które bez straty dla pracownika zaowocują korzyściami u pracodawcy. W poniższym artykule wskażemy, na które aspekty należy zwrócić uwagę, szukając oszczędności.

1. Wynagrodzenie

Wysokość płacy kierowcy uzależniona jest przede wszystkim od wysokości stawek ujętych w umowie o pracę, jak również od zasad rozliczania czasu pracy obowiązujących w danej firmie. Zasady te określane są w regulaminach pracy, wynagradzania lub obwieszczeniu.

Obniżenie kosztów pracowniczych

W 2018 r. najpopularniejszym systemem, w jakim zatrudnieni byli kierowcy, był system równoważnego czasu pracy. Z uwagi na specyfikę pracy kierowcy jest to najbardziej optymalny system, w jakim możemy obecnie zatrudnić pracownika.

Nie jest to jednak jedyny element organizacyjny, mający wpływ na „uelastycznienie” czasu pracy i obniżenie kosztów pracowniczych. Pozostałe, które nie są tak często wykorzystywane przez firmy transportowe, z uwagi na brak odpowiedniego doradztwa i wsparcia eksperckiego, to zastosowanie „ruchomego” dnia wolnego, nieusprawiedliwionych przestojów w czasie prowadzenia pojazdu, dyżurów, które nie są częścią czasu pracy oraz odpowiednie zakwalifikowanie przerw i odpoczynków dobowych.

Ważnym aspektem jest również eliminacja zdarzeń prac innych, które nie wynikają z faktycznego świadczenia pracy przez kierowcę, a głównie z błędów obsługi selektora tachografu lub celowego działania pracownika, mającego na celu zwiększenie przysługującego wynagrodzenia, szczególnie w przypadku wyrównania do zagranicznych płac minimalnych.

Składniki wynagrodzenia

Duże znaczenie dla optymalizacji kosztów ma również zapisanie w umowie z czego składa się wynagrodzenie naszego kierowcy. Warto zwrócić uwagę, żeby całościowe wynagrodzenie pracownika ujęte w umowie o pracę zawierało takie składniki jak:

  • dyżury
  • godziny nocne
  • godziny nadliczbowe.

W tym celu należy wprowadzić podział na wynagrodzenie zasadnicze, zaliczki oraz ryczałty, które odpowiednio należy później ująć w płacy i rozliczyć.

Dopiero tak skonstruowana umowa pozwoli pracodawcy ograniczyć koszty związane z pracą kierowcy ponad wskazany w Kodeksie Pracy wymiar czasu pracy, wynoszący w 2019 r. średnio 168 godzin na miesiąc.

Zagraniczna płaca minimalna

Kolejnym ważnym elementem mającym znaczenie dla większości firm transportowych wykonujących transport międzynarodowy, jest optymalizacja w kontekście rozliczania zagranicznych płac minimalnych.

Rozpoczyna się ona od prawidłowego ustalenia zasad rozliczenia płacy minimalnej w danym państwie unijnym. Następnie należy dążyć do zaliczenia do tejże płacy jak największej ilości składników szeroko rozumianego „polskiego” wynagrodzenia, do którego w części może zaliczać się również zwrot kosztów z tytułu podróży służbowych. Oczywiście wszystko w sposób zgodny z wytycznymi państwa przyjmującego danego pracownika.

Oszczędności wynikające z wynagrodzenia

W zależności od zaawansowania wewnątrzzakładowych zapisów regulujących wyżej wymienione elementy, obniżenie kosztów związanych z wynagrodzeniem brutto pracownika według badania OCRK waha się od 5 do nawet 40%. Średnio jest to 15% na kwocie brutto każdego pracownika.

W optymalizacji kosztów nie zostały uwzględnione należności z tytułu podroży służbowych, które w większości przypadków przedsiębiorcy ustalają na możliwym maksymalnym poziomie z uwagi na zwolnienie tychże środków z opodatkowania oraz „ozusowania”.

W tabeli możemy zobaczyć, jak duże mogą być oszczędności przewoźnika, wynikające z obniżenia kosztów pracowniczych. Zobacz tabelę >>>

2. Naruszenia

Jak wynika z badań przeprowadzonych w OCRK, ponad połowa naruszeń podlegających kontroli Inspekcji Transportu Drogowego nie wynika z przekroczenia norm czasu pracy, lecz z błędów kierowców związanych z obsługą, użytkowaniem karty kierowcy i tachografu oraz z nieprzestrzegania terminowości pobierania danych przez przedsiębiorcę.

Najczęstszymi przykładami takich naruszeń są:

  • brak wpisów manualnych na karcie kierowcy;
  • nieprawidłowe operowanie selektorem;
  • brak rejestracji symboli państw rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Szkolenia kierowców

Z uwagi na fakt, że powyższe błędy nie wynikają z przyczyn, których przewoźnik nie mógł przewidzieć lub zaplanować, przy odpowiednio przeprowadzonym szkoleniu kierowców oraz comiesięcznej kontroli, mogą i powinny zostać w większości wyeliminowane.

Rozpoczęcie współpracy OCRK z Klientem od przeprowadzenia szkolenia dla kierowców, które następnie jest cyklicznie powtarzane wraz z comiesięczną kontrolą wskazanych błędów, pozwala na wyeliminowanie średnio ok. 17% sankcji miesięcznie.

Systemy eliminujące błędy

Dodatkowe systemy, stworzone dla Klientów OCRK, takie jak Automatyczne Pobieranie Danych (APD) oraz Analiza Kompletu Danych (AKD) w Panelu Klienta OCRK, owocują praktycznie całkowitym wyeliminowaniem naruszeń związanych z błędami obsługi tachografu i pobieraniem danych.

Firmowe koszty obowiązku rozliczania czasu pracy kierowców

Współpraca z Ogólnopolskim Centrum Rozliczania Kierowców i zaproponowane w artykule rozwiązania pozwolą firmie transportowej w dużym stopniu ograniczyć koszty prowadzenia działalności.

Przykładowe wydatki, których uniknie przewoźnik w związku z zawarciem umowy z OCRK:

  • koszt specjalistycznego szkolenia kierowców w zakresu szkolenia kierowców i obsługi tachografu to średnio, co najmniej 2000 zł brutto;
  • comiesięczny koszt pracownika rozliczającego czas pracy kierowców to 5000 zł brutto;
  • koszt przygotowania odwołania od decyzji ITD lub PIP to średnio 500 zł brutto;
  • stworzenie dokumentacji pracowniczej to wydatek 5000 zł brutto;
  • abonament za oprogramowanie do rozliczenia czasu pracy wynosi co miesiąc ok. 4500 zł brutto;
  • koszt jednostkowej reprezentacji przewoźnika podczas kontroli ITD i PIP to 2000 zł brutto.

Oczywiście wskazane koszty należy odnieść do ilości posiadanych kierowców i czasu potrzebnego do obsługi załogi kierowców.

Aby pokazać skalę tych oszczędności specjalnie dla Klientów OCRK przygotowany został nowy raport – RAPORT SZEFA, w którym przewoźnik otrzymuje informacje ile co miesiąc zyskuje dzięki korzystaniu z usług i rozwiązań OCRK. Raport zawiera również najważniejsze, zbiorcze informacje dotyczące kierowców z danej firmy transportowej, takie jak:

  • ranking kierowców,
  • średnie wynagrodzenie kierowców brutto i netto (również w przeliczeniu na przejechany kilometr),
  • wykorzystanie dostępnego czasu jazdy

i wiele innych, wartościowych parametrów. Dodatkowo na podstawie przeanalizowanych danych, w ramach raportu stworzona została klasyfikacja kierowców w firmie, w oparciu o którą można prowadzić np. system premiowania pracowników.

Należy również pamiętać, że poza wspomnianymi oszczędnościami jest jeszcze jedna korzyść oddania szeroko rozumianego rozliczania czasu pracy kierowców profesjonalnemu podmiotowi. Jest nią tzw. ciągłość usługi osiągnięta poprzez eliminowanie problemów związanych z tzw. czynnikiem ludzkim, czyli np. zwolnieniem się pracownika odpowiedzialnego za tę kwestię.