- 26 sierpnia 2016
- Autor: Piotr Pietrasina
- Kategorie
Skuteczna reprezentacja podczas kontroli
Kontrola przedsiębiorstwa to wymóg Ustawy o transporcie drogowym, a kontrolowany jest obowiązany jej się poddać. Zgodnie z opracowaniem pt. „Kierunki działania Inspekcji Transportu Drogowego w roku 2016” [1], w okresie pierwszych dziesięciu miesięcy 2015 roku Inspekcja przeprowadziła 1572 kontrole wewnętrzne firm wykonujących przewozy drogowe, wydając 1265 decyzji administracyjnych o nałożeniu kar pieniężnych oraz nakładając 1285 mandatów karnych. Liczba kontroli wewnętrznych przewoźników jest efektem wdrożenia w Polsce przepisów dyrektywy 2006/22/WE Parlamentu Europejskiego i Rady.
Stąd też wiemy, że kontrole w przedsiębiorstwach są nieuniknione, a nawet planowane z rocznym wyprzedzeniem. Prowadzenie szczegółowych kontroli w siedzibach przedsiębiorstw w zakresie stosowania przez przewoźników i kierowców norm czasu prowadzenia pojazdów, wymaganych przerw i odpoczynków oraz przepisów o stosowaniu urządzeń rejestrujących, z uwzględnieniem zadań kontrolnych, określone zostało w „Krajowej Strategii Kontroli przepisów w zakresie czasu jazdy i czasu postoju, obowiązkowych przerw i czasu odpoczynku kierowców na lata 2015– 2016”. Statystycznie, każdy przedsiębiorca transportowy winien być skontrolowany minimum raz na 5 lat. Oczywiście istnieje wiele sposobów na unikanie kontroli, lecz w ocenie OCRK najlepszym rozwiązaniem problemu jest umiejętne przygotowanie się do kontroli i stawienie czoła instytucjom kontrolnym. Pomocna jest reprezentacja podczas kontroli przez specjalistę.
W marcu 2016r. klient OCRK – firma transportowa zatrudniająca 25 kierowców (woj. mazowieckie), otrzymała informację o planowanej kontroli w przedsiębiorstwie.
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli w z góry założonym terminie ok. 7 dni od dnia otrzymania pisma, jest swoistym „odroczonym wyrokiem”. W wielu firmach spotykamy się z różnymi reakcjami właścicieli, od negowania możliwości nałożenia kary, po propozycje niewpuszczenia Inspekcji do firmy. Niezależnie od stopnia przygotowania przedsiębiorstwa na kontrolę, jest to zawsze sytuacja stresująca dla właścicieli oraz osób zarządzających.
Nie można sobie wyobrazić lepszego sprawdzianu jakości świadczonej usługi, niż kontrola niezależnej państwowej organizacji, czyli Inspekcji Transportu Drogowego lub Inspekcji Pracy, która potrafi zweryfikować współpracę OCRK z przedsiębiorstwem transportowym. To kontrola przedsiębiorstwa jest prawdziwym wymiernikiem skuteczności firmy outsourcingowej, trafności przyjętych rozwiązań i umiejętności współpracy.
Kontrola mazowieckiego przedsiębiorcy, jak się później okazało, była efektem skargi kierowcy złożonej na przewoźnika. Takie zjawisko obserwujemy coraz częściej, a jako impuls do kontroli, skarga pracownika jest przeważnie przesycona informacjami dotyczącymi nieprawidłowości panujących w danej firmie, od naruszeń w zakresie czasu pracy, użycia magnesów, po niesprawne pojazdy i zaniżanie wypłat. Wiele z tych zarzutów jest przejaskrawione przez pracowników, ale już w dniu kontroli stawia przedsiębiorcę transportowego w złym świetle, a każde zgłoszenie służby muszą traktować z pełną powagą i dokonać skrupulatnych czynności kontrolnych. W omawianym przypadku firma zatrudniająca 25 kierowców narażona jest podczas kontroli na maksymalną karę rzędu 20 000 zł [2].
Zadaniem specjalistów z OCRK była reprezentacja podczas kontroli przewoźnika.
Oczywiście sama obecność eksperta podczas kontroli w przedsiębiorstwie nie przynosi umorzenia postępowania, ale już kilkumiesięczna wytężona praca specjalistów oraz zaangażowanie firmy transportowej we wprowadzanie właściwych zaleceń i rozwiązań wspomagających, w efekcie najczęściej przynosi taki rezultat.
Dzięki systematycznej współpracy, generowaniu i analizie miesięcznych raportów naruszeń oraz realizacji zaleceń, jakie specjaliści przekazywali przewoźnikowi (również dzięki praktycznemu szkoleniu kierowców) udało się wprowadzić sprawny system nadzoru i kontroli m.in. nad czasem pracy kierowców.
To zaś w sposób bezpośredni przyczyniło się do efektu kontroli. Przed kontrolą oraz w dniu kontroli przedsiębiorca nie został pozostawiony bez pomocy, a obecność eksperta OCRK usprawniła przebieg kontroli i pozytywnie wpłynęła na finalne rozstrzygnięcie. Naruszenia ujawnione przez inspektorów były znikome, a po przesłaniu dodatkowych dokumentów i informacji postępowanie zostało umorzone.
Decyzja zapadła w czerwcu 2016 – kontrola w przedsiębiorstwie zakończyła się pełnym sukcesem.
Takie sytuacje każdemu z ekspertów OCRK zdarzają się kilka razy w miesiącu, a największą satysfakcją jest moment, gdy kontrola zostaje zakończona bez nałożenia kary na przewoźnika. Wiemy, że na ten efekt składa się wiele czynników, jednak najbardziej determinujące dwa elementy to przyjęte autorskie rozwiązania OCRK oraz model współpracy z przedsiębiorcą.
[2] Art. 92a ust 3 pkt 2. – ustawy z dnia 6 września 2001 r., o transporcie drogowym (Dz.U. Nr 125, poz. 1371)