Jak bezpiecznie rozliczać podróże służbowe kierowców – kilka istotnych porad

Zagadnienie podróży służbowych bezpośrednio wiąże się z rozliczaniem kierowców. Nierzadko znaczna część środków, które otrzymuje kierowca w przeciągu miesiąca jest wynikiem rozliczania delegacji. Jest to korzystna forma dla przedsiębiorców, niepodlegająca obciążaniu podatkowemu i obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu.  Jak się okazuje, w wyniku nieprecyzyjnych przepisów powstaje wiele możliwości ich interpretacji. W poradniku przybliżamy zagadnienie rozliczania podróży służbowej, wskazując najlepsze rozwiązania.

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że przy rozliczaniu podróży służbowych kierowców obowiązują Ustawa o czasie pracy kierowców, Kodeks Pracy oraz Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (w dalszej części poradnika nazywane „rozporządzeniem”).

Czy kierowca jest w podróży służbowej?

Odpowiedź na to, kiedy mamy do czy­nienia z podrożą służbową kierowcy znaj­dziemy w art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców, w którym czytamy:

podróż służbowa – każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

  1. a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub
  2. b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.

Pkt 4, a) (…) siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierow­ca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przed­stawicielstwa i oddziały.

Tym samym o podróży służbowej możemy mówić w sytuacji, gdy kierowca opuszcza miej­scowość, w której znajduje się siedziba, filia, oddział lub przedstawicielstwo firmy. Odległość, czas podróży, a także miej­sce wykonywania pracy zapisane w umowie o pracę nie mają tutaj znaczenia. Warto zaznaczyć, że nie w każdej sytuacji kie­rowcy będą przysługiwały świadczenia z tytułu odbywa­nia podróży służbowej jak np. dieta.

Czy to już czas wypłacenia diety?

W odniesieniu do delegacji krajowej, diety mają za zadanie pokryć zwiększone koszty wyżywienia, natomiast w delegacji zagranicznej, dieta zapewnia nie tylko koszty samego wyżywienia, ale również inne drobne wydatki. Dlatego też nie należy ustalać odmiennej wysokości diet dla pracowników zatrud­nionych u jednego pracodawcy, na tym samym stanowisku. W odniesieniu do kosztów wyżywienia należy uzasadnić różnice w dietach między pracownikami, a ewentualne dopłaty dla kierowców związane np. ze stażem pracy, nie powinny zostać pokryte dietą, a premią. Art. 775 § 3 Kodeksu Pracy pozwala na zmianę wysokości diety w podróży służbowej i ustalenie jej na innej wysokości, niż wynika to z rozporządzenia, przy czym takie zapisy muszą zostać zawarte w dokumentacji wewnątrzzakładowej:

  1. a) układzie zbiorowym pracy – jeżeli dotyczy;
  2. b) regulaminie wynagradzania (wymagany przy zatrud­nianiu powyżej 50 osób na podstawie umowy o pracę, ale może występować również u przedsiębiorców z niż­szym zatrudnieniem);
  3. c) umowie o pracę – w pozostałych przypadkach.

Rozliczanie delegacji powinno być realizowane w oparciu o przepisy rozporządzenia, jeżeli zapisy i zmiany nie zostaną wprowadzone. Warto pamiętać, że nie należy ustalać diety w wysoko­ści niższej niż 30 zł, niezależnie od tego, czy jest to delegacja krajowa, czy też zagraniczna. Wynika to z art. 775 § 4 Kodeksu Pracy w sytuacji, kiedy w wymienionych doku­mentach zmieniamy wysokość wypłacanej diety. Ponadto, w praktyce nie ustala się rów­nież diet wyższych, niż przewidziane w załączniku do roz­porządzenia, gdyż wartość wypłacona powyżej kwoty w nim zawartej będzie podlegała opodatkowaniu i oskład­kowaniu. Sama wysokość diety zagranicznej ma dosyć szeroki zakres i np. dla Niemiec jest to kwota od 30 zł do 49 EUR. Wyrównanie stawki i ustale­nie jej na jednym, stałym poziomie jest rozwiązaniem, dzięki któremu można dostosować koszty w firmie na możliwym do przewidzenia poziomie.

Dodatkowe pytanie pojawiają się w momencie, kiedy nasz kierowca w trakcie podróży służbowej pokonuje granice kilku różnych państw. Czy czas pobytu w poszczególnych państwach (także w Polsce) powinien być sumowany czy liczony oddzielnie? W jaki sposób należy wskazać pań­stwo/państwa docelowe w delegacji? Niestety przepisy nie dają nam jednoznacznej odpowiedzi, pozostawiając swobodę ich interpretacji, również dla organów kontrolnych, które mogą rozumieć je w inny sposób. Dobrym rozwiązaniem jest zrobienie właściwych zapisów w dokumentacji firmowej, dotyczących sposobu liczenia delega­cji. Proponowane podejście, może pozytywnie wpłynąć na końcową kwotę, która zostanie wypłacona  pracownikowi.

Przykład

Kierowca wyjeżdża z transportem do Niemiec, Belgii oraz Francji, następnie wraca z ładunkiem do kraju. W ciągu 7 godzin dojeżdża do grani­cy polsko – niemieckiej.

W momencie liczenia odcinków krajowych delegacji zagranicznych, otrzymalibyśmy 14 godzin delegacji krajowej, za którą należałaby się kierowcy 1 dieta krajowa, w wysokości 30 zł. Licząc odcinki oddzielnie, kierowca nie otrzyma zwrotu za żaden z nich, gdyż połowa wysokości diety krajowej przysługuje dopiero od 8 godzin trwania delegacji. Można również policzyć  oddzielnie odcinki krajowych delegacji według czasu trwania podróży służbowej. Wówczas jednorazowo za polskie odcinki delegacji, kierowcy przysługiwałaby połowa wysokości diety (za każdą, niepeł­ną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – 50% diety). W prak­tyce jest to najczęściej wybierane rozwiązanie.

Odcinki zagraniczne

Zgodnie z rozporządzeniem § 13. 2: „Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.” Należy zaznaczyć, że w danej sytuacji „może” nie znaczy „musi”. Możemy uwzględnić kilka państw docelowych, kwestią pozostaje moment liczenia diety dla nowego państwa docelowego, od przekroczenia granicy lub od momentu załadowania do danego państwa. Co jednak, jeżeli przewozimy ładunek do różnych państw? Przyjmuje się, że w chwili przekroczenia granicy, zaczynamy liczyć nowe państwo. Jednak nie jest to tak oczywiste, jak może się wydawać, gdyż przepisy dopuszczają możliwość liczenia takiej delegacji również wg jednego państwa docelowego, którego dieta będzie uwzględniona w trakcie całej zagranicznej części podróży służbowej. Warto posiadać ustalony schemat konkretnego państwa, jak np.

ustalenie kraju docelowego, którym będzie najdalej oddalone państwo w danej delegacji lub państwo pierwszego rozładunku/ załadunku. Rozwiązaniem może być również ustalenie jednej wysokości diety dla wszystkich państw w delegacji zagranicznej. W tym wypadku bez znaczenia pozostaje, które państwo określimy jako docelowe w delegacji.

Ryczałty

Kierowcom często wypłacane są należności na pokrycie kosztów zakwaterowania – zwyczajowo jako ryczałt za nocleg. Według regulacji dotyczących delegacji krajowej, wysokość ryczałtu jest określona przepisami i wynosi 150% wysokości diety, tj. 45 złotych i nie należy się kierowcy w każdym wypadku, ponieważ przysługuje jedynie, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Oznacza to, że w przypadku krajowej podróży służbowej, ryczałt za nocleg nie będzie przysługiwał, jeżeli kierowca prowadzi pojazd nocą, a odpoczywa w ciągu dnia. Ponadto warunek nie będzie spełniony, jeżeli odpoczynek rozpoczyna się po godzinie 1 w nocy, jednak brak wypłaty w tym wypadku wydaje się nie do końca uczciwy względem pracownika.

W odniesieniu do delegacji zagranicznej nie obowiązuje ograniczenie związane z określonymi godzinami, w których odbierany jest odpoczynek, dlatego można przyjąć, że będzie przysługiwał za każdy odpoczynek dzienny kierowcy, czyli minimum 9 godzin (w przypadku skróconego dziennego okresu odpoczynku), z ograniczeniem maksymalnie jednego ryczałtu na dobę. Wg rozporządzenia wysokość ryczałtu noclegowego za granicą, jest ustalona jako 25% limitu za nocleg określonego w tym samym akcie prawnym.

Tym samym w Europie waha się w granicach od 30 do 50 EUR. Dobrą praktyką jest wypłata ryczałtu w wysokości obowiązującej w państwie, w którym nocuje kierowca, który można zweryfikować na podstawie wpisu kraju zakończenia pracy. Ryczałt nie będzie natomiast przysługiwał, niezależnie, czy delegacja jest krajowa, czy zagraniczna, jeżeli pracownikowi został zapewniony nocleg. Niezależnie od tego, czy delegacja jest krajowa, czy zagraniczna, ryczałt nie będzie przysługiwał, jeżeli kierowca miał zapewniony nocleg, np. w sytuacjach, gdy przedsiębiorca wykupił mu pokój w hotelu dla potrzeb realizacji regularnego tygodniowego okresu odpoczynku poza kabiną pojazdu. Ryczałt nie zostanie  również wypłacony, jeżeli kierowca ma zapewnione miejsce do spania na promie lub w pociągu.

Czy zapewnienie noclegu w kabinie pojazdu zwalnia przedsiębiorcę z konieczności wypłaty ryczałtu za nocleg kierowcy?

Końcem 2016 roku Trybunał Konstytucyjny orzekł, że art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców jest niekonstytucyjny, powodując tym samym pojawienie się wątpliwości, czy wypłata takiego ryczałtu nie będzie wiązała się z odprowadzeniem podatku oraz obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne. Aktualnie pod warunkiem, że zasady wypłacania lub niewypłacania ryczałtów będą uregulowane w dokumentacji wewnątrzzakładowej przedsiębiorcy, taka sytuacja nie powinna mieć miejsca. Potwierdzeniem może być odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wraz ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, która została udzielona na pytanie zadane przez związek pracodawców „Transport i Logistyka Polska”. Z treści pisma wynika, że jeżeli wypłata diet i ryczałtów za nocleg będzie dokonywana na podstawie uregulowań w przepisach wewnątrzzakładowych, to pozostanie wolna od podatku, nie stanowiąc podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników. Analizując wyroki SN (Syg. Akt. I PK 300/15 oraz SN I PK 309/15), można dojść do wniosku, że najbezpieczniejsze będzie wypłacanie ryczałtów w pełnej wysokości, która wynika z rozporządzenia wg miejsca noclegu kierowcy.  

Kolejnym rozwiązaniem akceptowanym przez sądy jest obniżenie ryczałtów, jeżeli kierowca otrzymał dostatecznie wysoką dietę i miał zapewnione odpowiednie miejsce do spania w kabinie pojazdu, przy czym nie dotyczy to noclegów, których nie można odbierać w kabinie. Potwierdził to SN uchwałą z 26 października 2017 roku (Sygn. akt III PZP 2/17) NUMER 1 (10) NUMER 1 (10) STYCZEŃ 2020 STYCZEŃ 2020 9 oraz wyroki SN z 14 lutego 2017 r. (Sygn. akt. I PK 77/16). Można również zastosować proste zasady rozliczeń podróży służbowych dla pracowników, np. poprzez ustalenie określonej kwoty na dzień, która łącznie będzie pokrywała koszty wyżywienia i zakwaterowania. Podróże służbowe kierowców można rozliczać na wiele sposobów, należy jednak pamiętać, że niezależnie od przyjętej strategii niezbędne są zapisy w dokumentacji wewnątrzzakładowej odnoszące się do wypłaty ryczałtów noclegowych. Dobrze jest też zadbać o zgodę kierowcy na odbieranie odpoczynków dziennych i skróconych tygodniowych w pojeździe wyposażonym w odpowiednie miejsce do spania.

 

Rozwiązanie problemu delegacji

Delegacje często są tworzone i rozliczane na podstawie danych przekazanych przez kierowców w postaci wypełnionych kart drogowych. Ważna jest weryfikacja poprawności tych informacji, gdyż zdarza się, że w zapiskach pojawiają się mniej lub bardziej zamierzone błędy, wpływające na końcową wypłacaną kwotą, która okazuje się niepoprawna. Należy pamiętać o porównaniu informacji z karty drogowej z danymi zawartymi na kartach kierowców, tym bardziej, iż informacje o przekroczeniach granic wykorzystuje się również do ustalenia wymaganego minimalnego wynagrodzenia, zgodnie z przepisami innych krajów.

Zadanie ułatwiają dostępne na rynku rozwiązania technologiczne. Dane pochodzące z systemów telematycznych, jak np. GBox, umożliwiają m.in. weryfikację trasy kierowcy lub pobieranie informacji o przekroczeniach granic. W przypadku firm, które korzystają z usługi rozliczeń w ramach OCRK, dane z lokalizatorów GBox pozwalają na automatyzację procesu rozliczania delegacji oraz zagranicznych płac minimalnych, bez udziału kierowcy i straty czasu osób zarządzających. Jak widać podróże służbowe kierowców nierzadko wymagają głębszego zastanowienia. Aby mieć pewność, że postępujemy zgodnie z przepisami, dobrze jest skorzystać z wiedzy i doświadczenia ekspertów OCRK, którzy w trakcie spotkań i szkoleń wyjaśnią wszelkie wątpliwości.