W niedawnym artykule omawialiśmy zasady związane z pobieraniem danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, tym razem dowiesz się, jak opisać wydruk z tachografu. Przekroczenie czasu pracy, przekroczenie czasu jazdy lub skrócenie odpoczynku to najczęstsze sytuacje, kiedy wykonanie takiej czynności jest niezbędne, aby uniknąć kary za naruszenie przepisów. Jak opisać przekroczenie czasu pracy? Jak odczytać wydruk z tachografu cyfrowego? Zapraszamy do lektury!

Czym jest tachograf i do czego służy?

Tachograf to urządzenie pomiarowe, które rejestruje kluczowe dane o aktywności kierowcy (czas jazdy, dyżuru lub odpoczynku) oraz informacje na temat funkcjonowania pojazdu, jak na przykład liczba przejechanych kilometrów czy aktualna prędkość. Konieczność używania tachografów motywowana jest poprawą bezpieczeństwa w ruchu drogowym i przeciwdziałaniem nadużyciom w zakresie ewidencji czasu pracy kierowcy zawodowego.

Do używania tachografu zobowiązani są obecnie kierowcy, którzy poruszają się samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Już dziś wiemy jednak, że już w niedalekiej przyszłości przewoźników czekają duże zmiany w związku z pakietem mobilności – w 2026 roku obowiązek wyposażenia pojazdu w tachograf, wynikający z Rozporządzenia (UE) nr 165/2014, zostanie rozszerzony również o busy, czyli pojazdy od 2,5 do 3,5 t DMC.

Tachografy możemy podzielić na analogowe i cyfrowe. Oba rodzaje wciąż pozostają w użyciu, jednak od 2016 roku wszystkie nowo instalowane w samochodach urządzenia to tachografy cyfrowe. Warto podkreślić, że tachografy to urządzenia dobrze zabezpieczone przed manipulacjami, a działania tego typu mogą skończyć się utratą prawa jazdy oraz wysokimi karami. Tachografy cyfrowe wyposażone są w specjalne karty mikropocesorowe:

• karta kierowcy – wykorzystywana w celu zapisu aktywności kierowcy,
• karta warsztatowa – niezbędna dla pracowników serwisu podczas kalibracji i serwisowania tachografu,
• karta przedsiębiorcy – używana przez właścicieli firm transportowych do pobierania i udostępniania danych,
• karta kontrolna – wykorzystywana przez służby kontrolne.

Jakie są rodzaje wydruków z tachografów?

Zanim dowiesz się jak opisać wydruk z tachografu, warto określić, kiedy taki wydruk należy wykonać oraz jakie są ich rodzaje. Możemy wyszczególnić następujące wydruki:

• dzienny z karty kierowcy,
• zdarzenia i zakłócenia z karty kierowcy,
• dzienny z pojazdu,
• zdarzenia i zakłócenia z pojazdu
• dane techniczne,
• przekroczenia prędkości przez kierowcę.

W jakich sytuacjach konieczne będzie stworzenie wydruku z tachografu? Oto trzy główne okoliczności:

• kontrola Inspekcji Transportu Drogowego,
• przekroczony czas jazdy lub skrócenie odpoczynku (zastosowanie 12/561/WE/2006),
• uszkodzenie bądź zgubienie karty kierowcy.

W razie uszkodzenia lub zagubienia karty kierowcy należy pamiętać o konieczności wykonania wydruku z tachografu zarówno na początku, jak i na końcu trasy.

Jak czytać wydruk z tachografu? Jakie informacje znajdują się na standardowym wydruku?

• typ wydruku,
• imię i nazwisko posiadacza karty,
• data i godzina,
• numer identyfikacyjny kraju i karty,
• data ważności karty kierowcy,
• dane pojazdu,
• producent tachografu, numery części,
• warsztat odpowiedzialny za ostatnią kalibrację,
• numer karty warsztatu,
• data ostatniej kalibracji,
• data ostatniej kontroli,
• licznik dziennej obecności karty,
• dane logowania karty,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• poszczególne czynności i ich czas trwania,
• stan hodometru,
• stan, czas i miejsce drogomierza, godzina i kraj podczas przekraczania granicy
• pięć ostatnich zdarzeń z karty kierowcy,
• pięć ostatnich zdarzeń zespołu pojazdów,
• miejsce kontroli,
• podpisy: kierowcy oraz kontrolującego.

Jak uniknąć kary za naruszenie przepisów?

Podstawowa kwestia to odpowiednie przeszkolenie kierowcy z obsługi tachografu oraz aktualnych wymogów prawnych i wszystkich czynności, które musi wykonywać. Niewątpliwie jest to najlepszy sposób na ograniczenie kar, jest jednak oczywiste, że transport to dziedzina, w której zdarzają się nieprzewidziane okoliczności – również takie, które mogą uniemożliwić wywiązanie się z obowiązujących wymogów.

Na szczęście ustawodawca zostawił furtkę, która niejednokrotnie pozwala kierowcy wyjść ogromną ręką z tego typu sytuacji. Chodzi oczywiście o art.12/561/WE/2006.

O czym mówi ART. 12/561/2006 WE?

To właśnie w tym kontekście najczęściej padają pytania, jak opisać wydruk z tachografu po przekroczeniu czasu jazdy. Artykuł dwunasty rozporządzenia mówi o możliwości odstąpienia od przepisów w pewnych ściśle określonych sytuacjach. W rozporządzeniu możemy przeczytać, że:

• „Pod warunkiem że nie zagraża to bezpieczeństwu drogowemu oraz umożliwia osiągnięcie przez pojazd odpowiedniego miejsca postoju, kierowca może odstąpić od przepisów art. 6–9 w zakresie niezbędnym dla zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu lub ładunku. Kierowca wskazuje powody takiego odstępstwa odręcznie na wykresówce urządzenia rejestrującego lub na wydruku z urządzenia rejestrującego, albo na planie pracy najpóźniej po przybyciu do miejsca pozwalającego na postój”.

Wspomniane wyżej artykuły 6-9 dotyczą dziennego i tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu (art.6), przerw podczas prowadzenia pojazdu (art.7), dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku (art.8) oraz czasu spędzonego przez kierowcę podczas podróży promem lub pociągiem (art.9).

Jak możemy przeczytać w dalszej części rozporządzenia, w wyjątkowych okolicznościach możliwe jest przekroczenie czasu jazdy kierowcy – w ujęciu tygodniowym dopuszczalne jest przekroczenie dziennego i tygodniowego czasu prowadzenia pojazdu maksymalnie o jedną godzinę w celu dotarcia do centrum operacyjnego firmy lub miejsca zamieszkania (aby wykorzystać tygodniowy okres odpoczynku). Na tych samych zasadach kierowca może przekroczyć dzienny i tygodniowy czas prowadzenia pojazdu o dwie godziny (pod warunkiem wykorzystania przerwy trwającej 30 minut, bezpośrednio przed dodatkowym czasem prowadzenia pojazdu).

Aby w razie kontroli uniknąć kary za przekroczenie czasu jazdy i skutecznie powołać się na art.12 rozporządzenia 561 (czas pracy kierowcy) niezbędna jest wiedza, jak wykonać opis wydruku z tachografu. Ponadto omawiane przepisy wskazują, że wydłużenie czasu pracy automatycznie wydłuża czas odpoczynku: „każdy wydłużony okres pracy musi być kompensowany równoważnym okresem odpoczynku wykorzystywanym jednorazowo przed końcem trzeciego tygodnia następującego po danym tygodniu”.

Jak poprawnie opisać wydruk z tachografu po przekroczeniu czasu pracy? 

Trzeba pamiętać, że nie zawsze można skorzystać z wyjątków dopuszczających przekroczenie czasu jazdy. Opis sytuacji, w której zaszła taka konieczność musi wskazywać, że zaistniałe okoliczności rzeczywiście obiektywnie uniemożliwiły kierowcy zastosowanie się do obowiązujących przepisów. Powinny to być sytuacje nieprzewidywalne, na przykład korek spowodowany wypadkiem drogowym, opóźnienia w rozładunku czy brak dostępnych miejsc parkingowych. Trzeba podkreślić, że opis wydruku z tachografu powinien być sporządzony w pierwszym bezpiecznym miejscu pozwalającym na postój i musi być przechowywany przez kierowcę przez 28 dni.

Co należy napisać na odwrocie wydruku z tachografu?

Na odwrocie należy zamieścić szczegółowy opis wydruku z tachografu. Musi on zawierać podpis kierowcy oraz dokładne informacje na temat czasu, miejsca, rodzaju i przyczyny wykroczenia. Kierowca powinien powołać się na art.12/561/2006 WE, a także określić, o ile przekroczył czas pracy lub skrócił czas odpoczynku.

Artykuł Jak opisać wydruk z tachografu? pochodzi z serwisu OCRK.

Pojęcie spedycji i zlecenie spedycyjne

Na początku warto doprecyzować, czym jest spedycja. W rozumieniu artykułu 794 Kodeksu Cywilnego jest to działalność polegająca na organizacji przewozu towaru oraz koordynacji i planowaniu tego procesu. Kim jest spedytor? Jak wynika z powyższej definicji, jest to osoba prawna lub fizyczna, której zadaniem jest maksymalnie sprawne i bezpieczne zorganizowanie przewozu ładunków od początku realizacji zlecenia, aż po dowiezienie towarów do odbiorcy. Wykonuje również takie czynności jak organizacja załadunków i rozładunków, kontrola i sporządzanie dokumentacji, na bieżąco rozwiązuje powstałe podczas transportu problemy. Jest odpowiedzialny za wybór właściwego pojazdu i dotrzymanie terminów realizowanych zleceń.

Zlecenie spedycyjne jest natomiast rodzajem jednorazowej umowy zwartej pomiędzy spedytorem a jego klientem.

Zakres spedycji – co wchodzi w skład zlecenia?

Standardowo w zleceniu zawarte są dane zleceniodawcy i spedytora, informacje o ładunku (między innymi rodzaj, waga, wartość), kwotach wynagrodzenia oraz warunkach i zakresie wykonywanych usług, a także okres obowiązywania zlecenia wraz z dniem zawarcia umowy. Strony w zleceniu określają też zakres odpowiedzialności spedytora. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak w praktyce wygląda zlecenie spedycyjne, wzór z łatwością znajdziesz w Internecie.

Czym jest umowa spedycji?

Zlecenie spedycyjne a umowa spedycji – jakie są główne różnice? Umowa spedycji jest bardziej złożoną formą prawną, zwykle okresową, podczas gdy zlecenie spedycji dotyczy zazwyczaj jednorazowego świadczenia usług spedycyjnych. Informacje zawarte w obu dokumentach są zbliżone, jednak w umowie spedycji odpowiedzialność ponoszoną przez spedytora wyznaczają nie strony umowy (jak w zleceniu), a przepisy kodeksu cywilnego.

Czy zlecenie spedycyjne jest umową?

Tak – niezależnie od opisanych powyżej różnic, zlecenie spedycyjne w świetle prawa również jest umową. Zlecenie może być zawarte w formie pisemnej, elektronicznej, a nawet telefonicznej lub ustnej (i z perspektywy prawa wciąż będzie wiążące). Rekomendujemy jednak sporządzanie umów wyłącznie w formie pisemnej lub elektronicznej – możliwej do weryfikacji. Jest to istotne między innymi w sytuacji wystąpienia szkody podczas realizacji usługi.  Jedną z pierwszych czynności ubezpieczyciela jest wtedy sprawdzenie zawartej umowy.

Kto wystawia zlecenie spedycyjne?

Zlecenie spedycyjne, a także zlecenie przewozowe może utworzyć każdy, kto potrzebuje wykonania takiej usługi. Stroną zlecającą mogą być więc wszelkie podmioty prawa cywilnego oraz osoby fizyczne.

Prawa i obowiązki stron umowy spedycji

Oczywistym prawem spedytora i jednocześnie obowiązkiem strony zlecającej jest terminowa wypłata wynagrodzenia za wykonane usługi. Wysokość wynagrodzenia określa taryfa lub zapisy umowy. Obowiązki spedytora dotyczą realizacji zlecenia według ustalonych w umowie warunków oraz zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego. Spedytor ma obowiązek informowania zleceniodawcy o przebiegu wykonywanych czynności, czuwa również nad właściwym pobieraniem należności związanych z przewozem przesyłki. W razie błędów w tym zakresie zobowiązany jest do podjęcia działań niezbędnych do uzyskania zwrotu pobranych sum.

Jakie są różnice między zleceniem spedycyjnym i transportowym?

Warto pamiętać, że pomimo wielu podobieństw, zlecenie przewozu towaru (czyli zlecenie transportowe) i zlecenie spedycyjne to dwa różne pojęcia. Ważną różnicą jest zakres stosowania poszczególnych zleceń. Umowa transportowa dotyczy wyłącznie przewiezienia ładunku pod wskazany adres. Zlecenie spedycyjne oprócz przewozu, obejmuje natomiast szereg innych elementów – w zakres umowy wchodzą wszystkie omawiane wcześniej kwestie związane z właściwą organizacją i koordynacją transportu.

Co powinno zawierać zlecenie transportowe?

Przepisy regulujące zawieranie umów transportowych znajdziemy w kodeksie cywilnym, prawie przewozowym oraz w konwencji CMR. Jakie informacje powinny znaleźć się w zleceniu?

• szczegółowe dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
• rodzaj usługi i informacje o ładunku,
• stawka za usługę oraz termin i forma płatności,
• daty, godziny i miejsca załadunku i rozładunku,
• dane kierowcy i osoby kontaktowej,
• rodzaj i numer rejestracyjny pojazdu

Warto również uwzględnić wszelkie dodatkowe kryteria i warunki zlecenia transportowego, na przykład w kwestii płatności, ubezpieczenia ładunku czy sposobu wykonywania usługi.

Zakres odpowiedzialności spedytora a przewoźnika

Zlecenia dla przewoźników i spedytorów różnią się też zakresem odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku niewłaściwej realizacji usługi. W przypadku zlecenia transportowego przewoźnik ponosi odpowiedzialność za wszystkie potencjalne pomyłki osób, którym powierzył wykonanie przewozu. Takiej odpowiedzialności nie ponosi spedytor, który odpowiada wyłącznie za wypełnianie własnych obowiązków i staranność w podejmowaniu decyzji związanych na przykład ze sposobem zabezpieczenia ładunku czy wyborem podmiotów biorących udział w wykonywaniu zlecenia. Oznacza to, że spedytor nie ponosi winy za działania przewoźników i dalszych spedytorów, chyba że dopuścił się rażących błędów przy ich wyborze.

Różnice w zakresie odpowiedzialności wyrażają się też w różnych rodzajach stosowanych ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej. OCS, czyli ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej spedytora dotyczy właśnie organizacji transportu – wyboru trasy, środka przewozu, kontroli, zgłaszania przesyłek, załadunku, rozładunku czy sporządzania dokumentów przewozowych i zawierania umów. Z kolei OCP – ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika drogowego obejmuje obowiązki przewoźnika określone w prawie przewozowym i konwencji CRM oraz powinno zawierać klauzulę o ochronie w razie błędów współpracowników i podwykonawców.

Przyjęcie przez spedytora zlecenia spedycyjnego oraz zlecenia transportowego – konsekwencje prawne

Opisane wyżej różnice pomiędzy umowami skutkują istotnymi konsekwencjami prawnymi w sytuacji, kiedy spedytor przejmie zlecenie transportowe. Zdarza się, że spedytorzy podejmują się realizacji takich zleceń nieświadomie, wskutek niedokładnego zapoznania się z treścią umowy. W świetle prawa niezależnie od intencji czy posiadanych kwalifikacji spedytor staje się wtedy przewoźnikiem, a tym samym zmienia się zakres jego odpowiedzialności. W razie wystąpienia szkody podczas transportu spedytor nie może zatem skorzystać ze swojej polisy ubezpieczeniowej (chyba że posiada również ubezpieczenie przewoźnika). Za ewentualne roszczenia finansowe kontrahenta odpowiada wówczas osobiście – własnym majątkiem. Dlatego właśnie tak ważne jest dokładne weryfikowanie treści zleceń i zwracanie dużej uwagi nawet na niewielkie niejasności, które mogą pojawić się w umowach.

Przeczytaj także o:

Obowiązujące zasady płacy minimalnej a pakiet mobilności

Tygodniowy czas pracy kierowcy

Artykuł Zlecenie spedycyjne – czym jest, kto wystawia i czym się różni od zlecenia transportowego? pochodzi z serwisu OCRK.

Pomimo, że regulacja nie była skierowana do kierowców międzynarodowych, od 1 stycznia 2015 r. zaczęto ją stosować do tej grupy zawodowej w Niemczech, a od lipca 2015 r. w Norwegii. Wkrótce wymogi związane z płacą minimalną dla kierowców zaczęły stosować kolejne państwa Unii Europejskiej. Podczas samego procesu legislacyjnego w kwestii zmiany dyrektywy o pracownikach delegowanych pojawiły się wątpliwości, o stosowanie delegowania w transporcie drogowym. Większość krajów wymagała płacy minimalnej przy przewozach kabotażowych, inne przy międzynarodowych, przy czym wszystkie jako wyłączony traktowały tranzyt. Tak też pozostanie do 2 lutego 2022 r. – w preambule dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2018/957/EU z 28 czerwca 2018 r. zmieniającą dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, która weszła w życie 30 lipca 2020 r. znalazł się zapis:

Z uwagi na wysoce mobilny charakter pracy w międzynarodowym transporcie drogowym wdrożenie niniejszej dyrektywy w tym sektorze budzi szczególne wątpliwości i trudności prawne, które mają zostać rozwiązane w przepisach szczegółowych dotyczących transportu drogowego, w ramach pakietu o mobilności, wzmacniających również zwalczanie oszustw i nadużyć.

Istotny jest także art. 3 ust. 3, który wprost wyłącza sektor transportu drogowego ze stosowania zmienionej dyrektywy:

Niniejsza dyrektywa ma zastosowanie do sektora transportu drogowego od daty rozpoczęcia stosowania aktu ustawodawczego zmieniającego dyrektywę 2006/22/WE w odniesieniu do wymogów dotyczących egzekwowania prawa oraz ustanawiającego szczegółowe zasady w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego.

Tym samym grupa zawodowa kierowców międzynarodowych zostanie objęta wyżej wymienionymi zmianami z opóźnieniem z powodu okresu przejściowego na dostosowanie się do pakietu mobilności. Warto odnotować, że od 2 lutego 2022 r. pakiet wprowadzi również zmiany w aktualnie obowiązujących rozporządzeniach dotyczących pracowników delegowanych. Kierowcy delegowani otrzymają zarówno minimalne wynagrodzenie obowiązujące w tym kraju, w którym wykonują pracę, a także płacę branżową wynikającą z układów zbiorowych. Zgodnie z regulacjami znajdującymi się w pakiecie mobilności zapisy delegowania pracowników obejmą wszystkich kierowców, z wyłączeniem kierowców wykonujących przewozy transportu dwustronnego (bilateralnego) oraz przejazdy tranzytowe.

Obowiązujące zasady płacy minimalnej

Płaca minimalna w Niemczech

Niemcy były pierwszym państwem członkowskich Unii Europejskiej, które wprowadziło przepisy dla pracowników delegowanych, a wszystko za sprawą ustawy o płacy minimalnej (MiLoG), która weszła w życie 1 stycznia 2015 r. Ustawa objęła pracowników delegowanych realizujących przewozy w ramach operacji kabotażu i transportu międzynarodowego z załadunkiem (doładunkiem) lub rozładunkiem na terytorium Niemiec. Obowiązek płacy minimalnej dotyczy pracowników zatrudnionych na umowach o prace i umowach cywilnoprawnych. Równocześnie wymogi płacy minimalnej wprowadzają obowiązki administracyjne. Należy zgłosić oddelegowanie kierowcy do pracy na terytorium Niemiec poprzez formularz elektroniczny. Pracodawca jest zobowiązany rejestrować i rozliczać czas pracy na terytorium Niemiec oraz wypłacać wymagane wynagrodzenie. W listopadzie 2017 r. Federalne Ministerstwo Finansów wskazało składniki dodatkowe, które można zaliczać w poczet płacy minimalnej – wynagrodzenie za nadgodziny czy premie. Zaliczeniu podlega też część diety i ryczałtu ponad niemieckie wymagane minimum SvEV. Należy pamiętać, aby dokumentacje, która potwierdzi właściwe naliczenie i wypłatę wynagrodzenia przechowywać przez okres 2 lat, a w razie konieczności okazywać służbą kontrolnym.

Płaca minimalna w Norwegii

Dyrektywa o delegowaniu w formie rozporządzenia o upowszechnieniu układów zbiorowych w drogowym transporcie towarowym została wprowadzona w Norwegii 1 lipca 2015 r. i obejmuje przewozy kabotażowe oraz transport kombinowany. Norweska płaca minimalna wynika z poszczególnych układów zbiorowych dla różnych branży. Organem uprawnionym do kontroli jest norweska państwowa inspekcja pracy, która może przeprowadzać kontrolę we współpracy z Krajowym Zarządem Dróg. Kierowca w kabinie pojazdu zobligowany jest posiadać stosowną dokumentację, a w przypadku jej braku musi wypełnić ankietę dotyczącą wynagrodzenia, po czym inspekcja wystosuje pismo do firmy o przekazanie dokumentacji.

Płaca minimalna we Francji

Płaca minimalna dla kierowcy została wprowadzona we Francji 1 lipca 2016 r poprzez przepisy wykonawcze ustawy nazywanej Loi Macron. Podlegają pod nią kierowcy realizujący kabotaż i przewozy międzynarodowe na terenie Francji zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub zlecenie. Przewoźnik delegując kierowcę do pracy na terytorium Francji, musi przestrzegać przepisów ustawowych, a także układów zbiorowych dla branży przewozowej. Należy wypełnić obowiązek rejestracji pracowników poprzez portal SIPSI i przekazać zgłoszenie kierowcy realizującemu transport na teranie Francji. Kierowca powinien posiadać umowę o pracę oraz dokument A1, który potwierdzi ubezpieczenie. Kolejnym obowiązkiem jest wyznaczenie przedstawiciela na terenie Francji. W przypadku płacy francuskiej należy uwzględnić stawkę zaszeregowania kierowcy oraz naliczyć wszystkie dodatki wynikające z układów zbiorowych dla kierowców francuskich.

Płaca minimalna we Włoszech

We Włoszech w dniu 22 lipca 2016 r. wszedł w życie dekret 136/2016 implementujący dyrektywę 96/71/WE, który dotyczy tylko kierowców, realizujących przewozy kabotażowe na terenie Włoch, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wyznaczenie przedstawiciela oraz zgłoszenie delegowanego kierowcy w formie elektronicznej w portalu zgłoszeniowym. Kierowca musi mieć umowę o pracę w języku włoskim i dokument potwierdzający ubezpieczenie A1. Pracownikowi należy wypłacać wynagrodzenie minimalne wynikające z układów zbiorowych pracy, logistyki, transportu towarów i spedycji, uzależnione od kategorii kierowcy, co potwierdza stosowna dokumentacja przechowywana przez 2 lata.

Płaca minimalna w Austrii

Austria 1 stycznia 2017 r. znowelizowała ustawę o zwalczaniu dumpingu płacowego i socjalnego (Lohn-und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz, LSD-BG). Zmiany, które dotyczą wszystkich rodzajów transportu z wyłączeniem tranzytu pociągają za sobą szereg obowiązków dla przewoźników realizujących operacje transportowe na terytorium Austrii. Kierowcy delegowani do pracy na terytorium Austrii są jej reprezentantami, dlatego muszą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Pracodawca zobowiązany zgłosić delegowanego kierowcę elektronicznie za pomocą formularza ZKO3 i przekazać go pracownikowi. Ponadto kierowcę należy wyposażyć w dokument umowy w języku angielskim lub niemieckim oraz dokument potwierdzający ubezpieczenie A1. Firma rozlicza godziny za pracę na terenie Austrii, prowadzi ewidencję czasu pracy, a także dokumentuje w języku niemieckim wypłacone wynagrodzenie za przepracowany okres. Wynagrodzenie powinno zawierać wszystkie składniki wynikające z układów zbiorowych obowiązujących kierowców w Austrii.

Płaca minimalna w Holandii

Od 18 czerwca 2016 r. w Holandii obowiązuje ustawa implementująca dyrektywę 2014/67/UE. Artykuły 8 i 9 dyrektywy dotyczące zgłaszania pracownika i przechowywania dokumentów zostały ogłoszone 1 marca 2020 r. Płacą minimalną w Holandii objęci są kierowcy realizujący kabotaż i transport międzynarodowy. Trzeba pamiętać, że ustawa nakłada obowiązek ustanowienia osoby na czas świadczenia usług odpowiedzialnej za kontakt ze służbami kontrolnymi. Kierowca powinien zostać wyposażony w numer zgłoszenia, przetłumaczoną umowę o pracę i dokument A1. Dokumenty potwierdzające poprawną wypłatę wynagrodzenia wynikającego z obowiązku płacy minimalnej należy przechowywać przez okres 5 lat.

Płaca minimalna w Finlandii

Obowiązek płacy minimalnej dla pracowników delegowanych, dla przewozów kabotażowych i zlecanych przez stronę fińską został wprowadzony od 1 września 2017 roku zgodnie z ustawą nr 447/2016. Tym samym firma realizująca taki transport powinna dokonać zgłoszenia za pomocą dedykowanej platformy elektronicznej. Jeżeli kierowca wysyłany jest do Finlandii na okres dłuższy niż 10 dni w przeciągu 4 miesięcy, należy powołać przedstawiciela, z którym organy kontrolne będą mogły się kontaktować. W tych przypadkach dokumenty rozliczeniowe powinny znajdować się na terytorium Finlandii. Jeżeli ciągły okres delegowania nie przekracza 10 dni na 4 miesiące, dokumenty, takie jak ewidencja czasu pracy czy potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia powinny być przechowywane w firmie i dostępne przez okres 2 lat.

Płaca minimalna w Belgii

Obowiązek wypłacania belgijskiej płacy minimalnej obejmuje kierowców zatrudnionych na umowę o pracę i realizujących przewozy kabotażowe lub międzynarodowe, których zleceniodawcą jest strona belgijska. Dla firm spełniających powyższe kryteria, została przygotowana elektroniczna platforma do zgłaszania kierowców – system LIMOSA. Samemu kierowcy trzeba przekazać druk zgłoszeniowy i formularz A1, wypłacać mu wynagrodzenie wynikające z układów zbiorowych wraz z należnymi dodatkami oraz ewidencjonować czas pracy i dokumentację przechowywać przez 2 lata.

Płaca minimalna w Danii

Przepisy w Danii mają zastosowanie do przewozów kabotażowych i transportu kombinowanego oraz obowiązują do momentu wejścia w życie kolejnej części pakietu mobilności. Firmy, podlegające pod płacę minimalną, są zobligowane zarejestrować każdy przewóz najpóźniej w momencie jego rozpoczęcia, poprzez formularz internetowy. Kierowca powinien posiadać w pojeździe zgłoszenie przewozu i umowę o pracę, przy czym dokumenty mogą być w wersji elektronicznej i przetłumaczone na język duński lub angielski. W momencie kontroli należy przedstawić dokumentację płacową, która potwierdzi wypłatę należnego wynagrodzenia we wskazanym przez kontrolującego terminie.

Pakiet mobilności 2022

Po 30 lipca 2020 r w kwestii delegowania pracowników zmieniło się wiele, jednak z tych zmian wyłączony jest sektor transportu drogowego, dla którego obowiązują przepisy ustalone w poszczególnych krajach. Dyrektywą o delegowaniu kierowcy będą objęci od lutego 2022 r. i to na specjalnych warunkach, wynikających wprost z przyjętego pakietu mobilności.

Delegowanie kierowców

Już w lutym 2022 r. w życie wejdą przepisy, które będą regulować delegowanie kierowców w przypadku pracy poza krajem siedziby pracodawcy. Będą nimi objęte przewozy kabotażowe oraz transport międzynarodowy. Przewozy kabotażowe podobnie, jak to ma miejsce obecnie, w całości obejmą obowiązki związane z delegowaniem. Nowe regulacje obejmą również przewozy cross-trade, czyli przewozy realizowane pomiędzy państwami innymi, niż państwo siedziby przewoźnika. Ostatnią grupą przewozów, do której zostaną zastosowane przepisy dotyczące delegowania, będą przewozy kombinowane, gdy przewóz wykonywany na odcinku drogowym ma charakter przewozu międzynarodowego i nie jest to przewóz dwustronny. Oznacza to, że od  2 lutego 2022 r. kierowcy realizujący przewozy typu cross-trade, kabotażowe lub część przewozu kombinowanego, która nie ma charakteru przewozu dwustronnego, będą rozliczani tak, jak pracownicy transportu kraju, w którym jest realizowany przewóz drogowy. Tak jak dotychczas, z zasad związanych z delegowaniem będą wyłączeni kierowcy przejeżdżający przez dany kraj tranzytem, a także wykonujący przewozy dwustronne, gdy załadunek lub rozładunek następuje w Polsce. W ramach przewozów dwustronnych dozwolone będzie wykonanie jednego dodatkowego załadunku i rozładunku w innym państwie na trasie przejazdu i drugiego dodatkowego załadunku i rozładunku w drodze powrotnej. Należy pamiętać, że operacje dodatkowe nie mogą być operacjami kabotażowymi, natomiast będzie można wykonać dwa załadunki i rozładunki w drodze powrotnej, jeśli wcześniej kierowca nie robił dodatkowych rozładunków ani załadunków. Zwolnienie obowiązuje przy ręcznym oznaczaniu przez kierowcę momentu przekraczania granicy, jednak z czasem zastąpi go automatyczny zapis granicy.

Delegowanie kierowców – międzynarodowy transport osób

Podobnie zasady delegowania będą realizowane w międzynarodowym transporcie osób z wyłączeniem tranzytu, kiedy żaden z pasażerów nie wysiada i nie wsiada w danym państwie, a także transportu dwustronnego dla pasażerów, którzy wsiadają lub wysiadają w państwie siedziby przewoźnika. Dodatkowo w ramach przewozu dwustronnego kierowca będzie mógł: jednokrotnie zabrać pasażerów, jednokrotnie wysadzić pasażerów w państwach członkowskich lub państwach trzecich, przez które przejeżdża, pod warunkiem, że kierowca nie oferuje usług przewozu osób między dwiema lokalizacjami w państwie członkowskim, przez które przejechał. To samo dotyczy przejazdu powrotnego.

Delegowanie kierowców – obowiązki administracyjne

Wprowadzone zasady delegowania zmienią obowiązki w sposobie zgłaszania delegowania kierowców do pracy przez firmy transportowe. Ponadto zmianie ulegną procedury kontroli delegowania oraz dokumentów, które kierowca musi posiadać przy sobie w trakcie kontroli. Utworzony zostanie na bazie systemu IMI (ang. Internal Market Information System) jeden ogólnoeuropejski system do zgłaszania kierowców delegowanych. Przewoźnik nie będzie musiał zgłaszać kierowcy oddzielnie do poszczególnych systemów elektronicznych w różnych krajach, ale w jednym systemie na jednolitym formularzu do każdego kraju przed delegowaniem. Państwo członkowskie może zezwolić właściwemu organowi na przekazywanie krajowym partnerom społecznym informacji dostępnych w IMI w zakresie niezbędnym do celów sprawdzenia przestrzegania przepisów dotyczących delegowania. Dodatkowo zniesiony zostanie obowiązek ustanawiania przedstawiciela w kraju delegowania.

Kierowca nie będzie musiał mieć przy sobie dokumentacji wymaganej przy delegowaniu w formie papierowej – wystarczy forma elektroniczna. Wymagane będą wyłacznie dokumenty potwierdzenia zgłoszenia delegowania w systemie elektronicznym poprzez kody QR ze zgłoszenia dla każdego Państwa, list przewozowy CMR oraz zapisy tachografów zawierające kody krajów, w których przebywał kierowca, a także umowa bez konieczności tłumaczenia na różne języki krajów unijnych.

W sytuacji, gdy służby kontrolne innego państwa będą potrzebowały więcej dokumentów dotyczących delegowania, przewoźnik prześle je za pomocą elektronicznego systemu IMI do zgłaszania delegowania, nie później niż w ciągu ośmiu tygodni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli przewoźnik nie przedłoży dokumentacji terminowo, właściwe organy państwa członkowskiego, do którego kierowca został delegowany, zwrócą się o pomoc do właściwych organów państwa członkowskiego siedziby przewoźnika (w Polsce Państwowa Inspekcja Pracy).

Delegowanie kierowców – sposoby wyliczania

Dyrektywa o delegowaniu wprowadza dla pracodawcy obowiązek wypłaty delegowanemu pracownikowi pełnego wynagrodzenia, a nie stawki minimalnej wynagrodzenia. Wyrównanie należy wypłacać nie do kwoty wynagrodzenia minimalnego, ale do kwoty uwzględniającej wszystkie elementy składowe wynagrodzenia, wynikające z przepisów obowiązujących w danym państwie, w tym ustaw, aktów wykonawczych, przepisów administracyjnych, układów zbiorowych lub orzeczeń arbitrażowych. Do wynagrodzenia za okres delegowania nie wolno będzie zaliczyć składników, które są zwrotem poniesionych przez pracownika kosztów. Przy ustalaniu, czy kierowca musi dostać wyrównanie za okres pracy w danym kraju, nie będzie można już potraktować jako wynagrodzenia wypłaconych diet i ryczałtów za noclegi, które są formalnie zwrotem kosztów za wydatki poniesione w podróży służbowej. Państwa członkowskie mają zapewnić, by warunki zatrudnienia zawarte w przepisach krajowych dotyczących wynagradzania grupy zawodowej kierowców stosowane na ich terytorium, były udostępniane w sposób przystępny i przejrzysty przedsiębiorstwom transportowym i kierowcom z innych państw członkowskich. Informacje te muszą obejmować części składowe wynagrodzenia uznane za obowiązkowe i stawki należnych składników. Kierowca ma podlegać zagranicznym normom dotyczącym wynagrodzenia tylko w tych krajach, w których zarobki kierowców są wyższe niż w jego kraju zatrudnienia.

Pakiet mobilności 2022 –  przepisy

Nowe przepisy zawarte w pakiecie mobilności obowiązujące od lutego 2022 r. zakwalifikują kierowców jako pracowników delegowanych do pracy na terenie państwa, w którym będą realizowali przewozy. Kwestia podlegania pod przepisy uzależniona jest od rodzaju realizowanego transportu. Tutaj pojawia się wiele wątpliwości, kiedy następuje konieczność naliczania płacy w przypadku połączenia przewozu bilateralnego, po którym następuje cross-trade. Ułatwieniem weryfikacji będą odpowiednie systemy telematyczne, jak GBox od Inelo. Regulacje płacy minimalnej  zmienią podejście do wynagrodzenia polskich kierowców, którym od tej pory będzie należała się płaca sektorowa obowiązująca kierowców w danym państwie. Dodatki wynikające z podróży służbowej, które obecnie pomniejszają konieczność dopłat do płacy minimalnej w poszczególnych krajach, zostaną potraktowane jako koszty i nie będą mogły być uznawane za część wynagrodzenia. Na sam koniec, warto jednak wskazać pozytywne zmiany nowych przepisów:

• zmniejszenie obowiązków administracyjnych;
• ułatwienie zgłaszania kierowców delegowanych;
• brak konieczności ustanawiania przedstawiciela;
• mniejsza ilość dokumentów, w które należy wyposażyć kierowcę.

Artykuł Obowiązujące zasady płacy minimalnej a pakiet mobilności pochodzi z serwisu OCRK.

Przepisy Kodeksu Pracy jednoznacznie mówią, że naliczenie i wypłacenie wynagrodzeń dla wszystkich pracowników, w naszym przypadku kierowców, powinno się odbyć najpóźniej do każdego 10-tego dnia następnego miesiąca. Należy pamiętać, że wynagrodzenie musi zawierać wszystkie zmienne składniki takie jak: nadgodziny, godziny nocne oraz dyżury. Z poprawnym naliczeniem i terminowym wypłaceniem wynagrodzeń nie będziemy mieli problemu, jeżeli posiadamy aktualne dane analogowe lub dane cyfrowe, dotyczące czasu pracy kierowców. Dane z karty kierowcy, jak i tachografu możemy pobierać zdalnie przy pomocy systemów służących do lokalizacji i monitoringu GPS jak np. GBox.

Wprowadzenie ryczałtów

Jeżeli w firmie nie posiadamy opisanego rozwiązania, problem wynagrodzeń możemy rozwiązać wprowadzając w umowach o pracę zryczałtowaną strukturę wynagrodzenia. Należy jednak zaznaczyć, że posiadanie lokalizacji satelitarnej nie wyklucza stosowania ryczałtów.  Jeżeli pracownicy wykonują prace stale poza zakładem pracy, a właśnie z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku kierowców, dopuszczalne jest wprowadzenie ryczałtów za godziny nadliczbowe, czy za godziny nocne. Taką możliwość dają nam przepisy Kodeksu Pracy, a dokładnie art. 151¹ § 4 i art. 151⁸ § 2.  Ustalając wysokości ryczałtów pamiętajmy, aby były równe kwocie, odpowiadającej przypuszczalnej ilości pracy. Jest to istotne, ponieważ składniki te nie mogą być sztucznie zaniżone względem ilości dotychczasowo wykonywanych obowiązków. Określając realny wymiar ryczałtów, należy zweryfikować i uśrednić dane wcześniej wyliczanych zmiennych składników wynagrodzenia. Ustalone w ten sposób kwoty są wypłacane wraz z normalnym wynagrodzeniem pracownika, w terminie nie późniejszym niż do 10-tego dnia następnego miesiąca. Zasadniczo ryczałty wypłaca się w ustalonej i stałej wysokości, jednak kwotę ryczałtów należy obniżyć o 1/30 za każdy dzień nieobecności, gdy w danym miesiącu występują nieobecności usprawiedliwione, uprawniające do otrzymania przez pracownika zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego.

Konieczność weryfikacji godzin

Gdy zapoznamy się z przepisem art. 149 § 2 Kodeksu Pracy – W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy – można odnieść wrażenie, że w przypadku wprowadzenia systemu zadaniowego, ryczałtu za godziny nadliczbowe lub godziny nocne, firmy transportowe nie muszą dokonywać już żadnych dodatkowych obliczeń, gdyż nie mają konieczności tworzenia ewidencji czasu pracy. Niestety jest to błędne myślenie. Wprowadzenie ryczałtów za godziny nadliczbowe nie zwalnia pracodawcy z konieczności weryfikacji godzin pracy swoich pracowników. Jest to podyktowane faktem, że w sytuacji, gdy rzeczywista ilość godzin nadliczbowych lub innych zmiennych składników wynagrodzenia takich, jak godziny nocne czy dyżury, przewyższyła wypłacony ryczałt, następuje wymóg ich wypłaty. Mówi o tym art. 80 Kodeksu Pracy oraz wyroków sądów, gdzie roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, powyżej ustalonego ryczałtu, zostały uznane jako zasadne (wyrok SN z 17 czerwca 2008 r., I PK 307/07, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 2015-10-29 Sygn. akt III APa 7/15). Należy mieć na uwadze, że dla służb kontrolnych czy sądów, ustalenie wymiaru pracy kierowców nie stanowi większego kłopotu, ponieważ dane źródłowe dotyczące godzin pracy zapisane są na wykresówkach, kartach cyfrowych oraz danych z tachografu, które przedsiębiorstwo transportowe zobligowane jest przechowywać przez minimum 1 rok.

Weryfikacja wysokości należnego ryczałtu z kwotami wypłaconymi

Analiza odbywa się na podstawie tworzonej co miesiąc ewidencji, która wykazuje ilości przepracowanych godzin nadliczbowych i innych składników wynagrodzenia. Wyniki te, a w szczególności wartości kwotowe, zestawia się z wypłaconym już ryczałtem.

Rozliczenia ryczałtów dokonywane są zgodnie z przyjętym u pracodawcy okresem rozliczeniowym, przy czym najczęściej są to trzy kolejne miesiące kalendarzowe. Nie ma konieczności dokonywania wyrównań, ani możliwości zrobienia potrąceń, jeżeli wartości wypłaconego ryczałtu nie przekraczają kwot wypłaconych. Gdyby w którymś z ryczałtowanych składników wartości rzeczywiste przekroczyły kwoty wypłacone, następuje konieczność ich wypłaty. Wyrównania z tytułu rozliczenia ryczałtów należy wypłacić pracownikom z wyraźnym wyszczególnieniem tytułu ich wypłaty, wskazując go w liście płac. Aby móc ustrzec przedsiębiorstwo przed dużymi kosztami wynikającymi z ich wyrównań na koniec okresu, dobrym rozwiązaniem będzie comiesięczne monitorowanie wartości wypracowanych godzin, w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Mowa tutaj w szczególności o zaplanowaniu odpowiedniej ilości dni wolnych, w trakcie których będzie można oddać godziny nadliczbowe, co pozwoli uniknąć ich wypłaty. Wprowadzenie rocznego okresu rozliczeniowego pozwoli na uelastycznienie czasu pracy, przez co w okresie obniżonej ilości zleceń kierowcy będą mogli pracować w wymiarze niższym, niż wynikałoby to z ich miesięcznej normy, a następnie dłużej, bilansując tym samym obowiązujący ich czas pracy w ramach wydłużonego okresu rozliczeniowego. Wypłata potencjalnych  nadgodzin ponad ryczałt, wykazanych w rozliczeniu,  nastąpi dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, dlatego, aby uniknąć niespodziewanych dopłat, należy sukcesywnie monitorować ilość wypracowanych godzin przez naszych kierowców.

Naliczenie i terminowe wypłacenie wynagrodzeń

Gdy posiadamy informacje dotyczące czasu pracy kierowców, naliczenie i terminowe wypłacenie wynagrodzeń nie powinno stanowić większej trudności. Niezwykle pomocne  w tym aspekcie są rozwiązania, które umożliwiają zdalne pobieranie danych, takie jak urządzenia do lokalizacji i monitoringu GPS. Warto rozważyć inwestycję  w systemy telematyczne, które pozwolą oszczędzić czas oraz zagwarantują poprawność  otrzymywanych danych, niezbędnych do tworzeniem dokumentacji pracowniczej.

Artykuł Wprowadzenie ryczałtu za nadgodziny – czyli jak rozwiązać problemy z tworzeniem ewidencji czasu pracy? pochodzi z serwisu OCRK.